三天完成三個月的工作,提升工作效能的空間

轉載自林千晶(Co-Founder, Loftwork Inc.)部落格

透過空間設計,研究新的工作方式

Loftwork一直透過空間設計在實驗新的工作方式。但這裡說的新的工作方式,並不帶有要「提高生產力」的意思。說起來,對於生產力這個詞的真實影響,我仍不是很清楚該如何評斷。它是好?是壞?是助力?還是阻力?
舉例來說,Loftwork所希望達成的是,減少「明明有重要工作,時間卻都花在處理眼前雜務,不知不覺一天就過去了」,這種令人沮喪的情況。終結不能自由發言、令人窒息的枯燥會議。或者讓客戶及伙伴理解「要做什麼?為什麼要做?」,加強互信關係。增加會讓新點子接二連三冒出來的創造性對話。能自然產出極具建設性、真正有意義的時間(或是體驗)。這些就是Loftwork在設計空間時,想要實現的目標。

FabCafe MTRL設置了特殊的喇叭和照明設備
成為第一號實驗品的Loftwork會議空間。空間計畫就是從此處展開的。

道玄坂Pia大樓的10樓 ⇀ 1樓 ⇀ 2樓 ⇀ 接著是3樓

最先設計的是Loftwork辦公室所在地道玄坂Pia大樓的10樓。名為「COOOP10」的會議空間裡頭,沒有任何隔間牆,而是藉著植物或白板大致劃分為幾個區塊。此外,設置廚房和吧檯,促使認真嚴肅的工作腦和興奮活潑的遊戲心,能順利結合在一塊兒。當眼前擺著色彩豐富的餐點時,交談內容會更貼近心底的想法,超越工作的範疇,連結人與人的關係。還有,家具和椅子等物體都能自由移動,所以白天可以開會,夜裡這個空間則能轉變成為活動或音樂表演場地。在不同時間,不同日子,場所的使用方式能隨之變化,是擁有多種可能面貌的空間設計。
下一個著手的是位於1樓的「FabCafe Tokyo」,這是全世界第一間數位製造咖啡廳。在3D印表機和雷射切割機等數位製造機器日漸進化之際,我們想夥同設計師和學生等各方人士,自己來創造一個以「個人」為主體「進行製造」的未來。現在聚集了來自世界各地的人才,不光是東京,甚至北至冰島,南到智利及肯亞。每三天就舉辦一次工作坊或活動,打造一個充滿活力的共創場所。
FabCafe的盛況超乎想像,使用者們提出了「想要長期使用FabCafe」、「想和FabCafe社群建立有延續性的關係」等請求,為了回應大家的熱烈反響,2樓的「FabCafe MTRL」因而誕生。雖是以個人製造作為起點,但只要爬上一層樓,就有更加專門的合作空間。裡面備齊了各種素材、零件、軟體和工具,建築師、工程師、設計師等擁有專業技能的個人,能夠在此實踐具有衝擊性的計畫。

牆壁和架子上排滿各式工具及素材的FabCafe MTRL
2017年3月開幕,位於3樓的「COOOP3」。觸覺設計專案也在此進行。攝影/Gottingham

重新思考空白時間的運用方式

接下來,最新的實驗是「COOOP3」。起點是源自一個問題:以辦公桌前為主要工作環境的我們,運用時間的方式是否有建設性呢?幾年前,以敏捷開發(Agile Development)聞名於世的Pivotal Labs的創始者Rob Mee,針對程式設計師說了一段相當有意思的話。

「不成熟的程式設計師,都把時間用在哪裡呢?比起深入進行了解並撰寫程式,他們大部分的時間都是花在不曉得該怎麼辦而盯著螢幕發呆,或者是漫無頭緒地尋找程式錯誤。為了減少這種沒有生產力的時間而誕生的,就是敏捷開發。利用能更快發現程式缺陷的結對程式設計,逐漸堆疊小卻確實可行的程式碼。」

由於我對寫程式涉獵不深,或許有部分理解是錯誤的,但這真是非常有說服力的發言。同時我感到,對於待在辦公桌前工作的人來說,應該也同樣存在容易發生、實際上卻毫無助益的步驟吧。舉例來說,開會的時間。彼此熱烈交流意見,創造出價值的會議。以及事先準備資料以取得正面回應的會議。哪一種會議比較多呢?在定期開會的前提下,花上一週時間整理資料,在會議中說明以求獲得認可。習慣這種流程的人,比起「思考」,其實應該是花了更多時間在獲取共識和進行調整這些步驟上吧。

COOOP3有大型原木壁面,可以用來當作「白板架」或隔間牆。攝影/Gottingham

COOOP3的目標就是要擺脫這種工作方式。我們的設想是在這個空間中,讓主要成員齊聚一堂進行討論,將腦中的想法做成原型, 再從中挑出最好選擇,一口氣連續執行發想到落實的過程。把客戶、設計師、工程師都一起找來腦力激盪,相互討論,促使想法成形。在這樣的過程中,就不需要為了說明想法而「製作資料」,也不需要為了獲得對方同意而「開會」。只是相互交流想法,集中精神在捕捉價值的本質。

為了釐清誰正在做什麼工作,又有多少進展,每2-3小時就將已有進展的部分的資料、草稿、素材都貼在一面牆壁上。這樣一來,就能一目瞭然哪裡遇上了困難,而哪裡進展順利,便於相互提供支援,也因此COOOP3才會用白板環繞住整個空間,這也是從去年的設計調查中學到的經驗。(詳情請見「設計調查實踐指南」)

每週舉行一次2小時的定期會議,持續3個月,所費時間總共為24小時。而計畫室這種方法,1天工作8小時,連續3天,也是24小時。雖然同樣是24小時,但後者比起至今憑藉資料喚醒逐漸淡忘的記憶,一邊取得共識一邊向前推動進度的開會模式,所獲成果的強度是壓倒性的高,這點應該不難想像才對。
從這裡會誕生出什麼樣的成果呢?這是我們對於創意的新實驗。

設計:大野友資DOMINO ARCHITECTS
家具:飛騨の森でクマは踊る

攝影/Gottingham
攝影/Gottingham

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