Works Applications Co., Ltd. PROJECT

活化辦公空間交流的魔力磁點・Barista Space

與成員一起回顧企劃:花了約1年時間,由Works Applications Co., Ltd.(以下稱WAP)、Battanation Co., Ltd.及Loftwork Inc.(以下稱LW)一面助跑並提出的新工作方式的空間提案「咖啡師Barista」。

WAP負責在本企劃中掌舵的豐田修弘先生、負責「咖啡師Barista」的運用等廣泛事務的八木寬子小姐、Battanation Co., Ltd.的岩澤仁先生、岩澤卓先生、Loftwork Inc.的石川由佳子,在「咖啡師Barista」開張1個月後,再次在自己所創造的空間集合,回顧了當時的情形。

能讓公司內的交流更加活化的「磁力點」是什麼呢?

Works Applications Co., Ltd. Partner 豐田 修弘

── 這次的企劃是在什麼背景下開始的呢?
豐田修弘(WAP) 我想這應該是很少見的,我們公司很鼓勵在工作中聊天,有欣賞熱鬧氣氛的一種文化。員工人數還較少的時候,1個樓層要負責全部的產品,可以掌握某人坐在什麼位置、擔任什麼工作。員工們會站著閒談或去咖啡館交談,有很多像這樣休閒的交流方式。

是,當業務急遽擴大,在東京辦公室工作的員工超過3000人後,我實際感受到這樣的文化變得越來越薄弱了。在擴大過程中是否發生了交流損失這樣的成本,出現了這個必須處理的功課。「組織」若擴大,即使是「旁邊」的小組,在物理上的距離也會變遠。如此一來,透過聊天而生的交流則必然會減少吧。

── 員工人數增加、事業規模擴大的過程中,出現關於公司內交流情形這個功課的企業有很多

石川由佳子(Loftwork) 就像在初期調查中聽到的一般,我們成員也想創造出能產生活躍交流的空間及結構。其中CEO牧野及豐田所著眼的是「吸菸空間」呢。吸菸空間也擁有能吸引人靠近的類似「磁力點」的機能,在那裡所產生的交流,意外的是能促進工作進度的重要因素。將那樣的「吸菸空間」當作一個靈感,如何創造出能吸引人的空間──磁力點──是企劃的重點呢。

豐田修弘(WAP) 沒有錯。只要去吸菸處,不就能得到很多資訊嗎?我從以前就很在意那樣的機能。我也思考過,那麼,要以何種形式讓擁有這個機能的場所也能吸引不抽菸的人們呢?

適合多樣化工作方式的空間以及吸引人的「咖啡」的角色

── 接下WAP的各位所抱持的公司內部交流問題的功課,Loftwork Inc.與Battanation Co., Ltd.的兩人是如何開始創造空間的呢?

石川由佳子(Loftwork) 我們花了幾個月實際在辦公室聽取、調查辦公區域的使用方式以及員工之間的交流。調查的內容採用了感測技術,進行員工的行為觀察及採訪正在工作的人們。一面訪問有多種屬性的人,並淘選出目前的辦公方式的課題以及希望能改善的要點。

岩澤 仁(Battanation Co., Ltd.) 我們也實際去了辦公室,仔細的觀察了各個樓層。拿到了座位表,一面確認哪個區域有負責哪些工作的人,巡繞了全部的樓層。在這過程中,也一面進行將各樓層給人的印象、氛圍、機能之類的事物與我們的想像配合的作業。

「這個區域的人對話機會很多呢」或是「這裡是安靜進行作業的人聚集的區域」之類,每個樓層的辦公方式是完全不同的,因此而分析出會成為這次要創造的空間的要點。

石川由佳子(Loftwork) 在長時間觀察辦公方式的過程中,浮現出了幾個待處理的功課。

其中之一是豐田先生等人們原有的功課,組織或是小組等構成單位被劃分的極細,伴隨著事業的擴大,公司內的橫向聯繫或偶然的相遇而產生的交流變的較不易出現。

岩澤 卓(Battanation Co., Ltd.) 我們當初是想在辦公空間整體的布局上下工夫來做改變,希望能活化交流。我們原先的設計是考慮將管理的商品或分隔每個小組的分隔島依人們的動線及隔板的配置來做安排,意圖性的在辦公空間的內外兩方創造出磁力點。

但是與Loftwork Inc. 的成員將調查累積起來的過程中,我們了解到員工的工作方式及工作內容很多樣,勤務的型態也很彈性,因此每個人的核心時段是完全不同的。因而注意到了,只去針對樓層的布局進行改善,應該是無法解決交流不足的問題的。

其結果,就設計出了在辦公空間之外設置磁力點,藉由吸引人們至此處,創造出能與其他樓層的人們交流的空間這一計畫。

石川由佳子(Loftwork) 從創造出能涵蓋自上班至下班的全部工作時間的空間這個發想,根據調查及訪問的結果,漸漸轉變成設計出濃度更高、能在短時間內活化交流的空間及機能這樣的內容呢。

聚焦在「短時間」這個要素上,創造出從休閒的交流到能短時間進行個人或小組集中的空間。最後企劃成員產生了共識,決定來創造出能產生工作方式上的緩急層次的空間。

── 在與辦公空間不同的場所,設計出有能容許多種用法的個別空間。藉此正是創造出如「吸菸空間」般能聚集人群產生交流的空間「咖啡師Barista」的理由。咖啡櫃台扮演的角色也很重要。

石川由佳子(Loftwork) 咖啡扮演的角色很重要呢!將原本是由Challenged Operation Center(COP)這個由身心障礙者擔任工作部署的咖啡廳的營運配置,安排到這個空間了。透過在「咖啡師Barista」的咖啡站隨時都能喝到美味的咖啡這點,這裡擔當起聚集人群的磁力點這個非常重要的角色。

桝口(WAP)負責該業務的工作人員也是抱持著開店般感覺的專業意識在工作,我想他們應該抱有很高的意識,希望能讓大家舒適的使用這個空間。

金輪(WAP)「咖啡師Barista」所提供的咖啡,現在1天平均有近200位員工飲用。設計出這個咖啡企劃的是WAP的畢業生粕谷哲先生(現在是咖啡廳諮詢師),也是世界冠軍的咖啡師。我們定期與他開會討論,仔細地確認味道等品質。從開張起向800人左右的公司員工做了問卷調查,9成以上的人都回答道,多虧了有咖啡才能讓他們重振精神,我們很高興咖啡能扮演這麼有所助益的角色。

「咖啡師Barista」內的咖啡櫃台,是個能夠讓其他樓層的人也聚集過來的小機關(拍攝:岩本良介)

欲創造出有「緩急」層次的空間的要點

── 果然,咖啡成為了很好的觸發點,這個「咖啡師Barista」變成了聚集人們的磁力點呢。順帶一提,為了促進休閒的交流或是個人或小組的集中,在空間構思的安排上有什麼講究之處嗎?

岩澤 仁(Battanation Co., Ltd.) 其中一個就是「高度」。現在我們所坐的沙發座位位置是較低的,能讓人安心的久坐。若是高腳椅的話,就正好相反,適合短時間集中,想稍微聊天或進行作業的人就會來使用。

進到「咖啡師Barista」的人對自己現在在此處想做什麼(集中心緒工作/與同伴聊天…etc)應該是明確了解而選擇了座席,因此我們在擁有原先辦公空間所未有的機能的這個空間加入了「高度」這個差別,讓員工更容易選擇。

岩澤 卓(Battanation Co., Ltd.) 另外就是為了要創造出緩急層次,不只是做了物理性的安排,也透過調光來與辦公空間製造出強弱對比。在設計上,白天時是稍暗、較為沉靜的感覺,但配置在各處的照明或手邊的照明,能夠確保每個人有足夠的亮度。

佈局上則是非常有多餘空間的劃區方式。我們將動線設計成即使從正在進行作業的人後方搭話,「在做什麼事呢?」,周圍的人也不會在意、擁有餘裕的動線。規劃時,我們特別意識要有容易搭話的距離感,特別注意要創造出能產生積極交流的空間。

這天採訪是在能放鬆坐著的沙發進行
要聊天或集中心緒進行作業,可在中央的長桌,而想要一段完整的時間充分進行討論時,較內部的圓桌則最為合適
椅子也依照用途分成好幾個種類

員工們的反響

Works Applications Co., Ltd. 人事總務部門 GOS Dept. 八木 寬子

── 「咖啡師Barista」開張已經過了約1個月,員工們的反響如何?

八木寬子(WAP) 公司內部的反應非常良好。平常、特別是下午之後,幾乎全部的座位都坐滿了人。「咖啡師Barista」也有許多用法,不只是休息、聊天、進行作業,也有員工當作部門活動,在夜晚聚集做使用。

豐田修弘(WAP) 例如說那個位置(一面比著內部位置),經理與小組成員也會在那裡坦率的聊聊開發的點子。

若能以「咖啡師Barista」為起頭,公司內部的交流漸漸有所變化,那就太好了。今後也希望能一面下工夫邊繼續創造出可產生頻繁交流的空間及結構。

更多案例內容

Loftwork magazine 每月發送的電子報,提供Loftwork活動情報、最新案例