FINDING 入谷 聡 2016.05.26

不逃避,面對它!
網站大規模翻新的「搬移」管理

數千頁的內容遷搬移。 你該如何應對?

如果你現在,要來負責一個已有7000頁內容網站的翻新專案。其中有50頁,會和設計師一起設計。那麼,剩下的6950頁,要怎麼處理才好呢?
資訊設計 ⇀ 美術設計 ⇀ 程式撰寫 ⇀ CMS開發…在各種書裡介紹的網站製作流程中,最容易被忽略的就是稱為「搬移」的流程。

搬移,真的很難。
搬移不只很困難,也很難去想像會有哪些狀況發生,實際上這部分也是很多專案遇到「負評延燒」的原因,甚至會造成行程延後或超過預算等等的問題。比方說…

  • 開始上傳作業後,發現模板錯誤,陷入得重新輸入的窘境…
  • 按照預定順序進行作業,但配置卻整個亂掉
  • 忘記準備一覽頁面用的縮圖,所有頁面都得重新再來
  • 行程很緊湊,得在3天內確認500頁(辦不到)
  • 連結失效、忘記貼連結、連結連過去的頁面還在測試中 etc…

為了解決這些問題,並讓Loftwork形形色色的員工共享訣竅,我們在「搬移煩惱諮詢寺」裡逐步累積了公司內部共有的知識

我們將在這個專欄介紹其中一部分。順道一提,我們在開頭提到的處理「7000頁」的京都產業大學專案中,活用了歷代留下的資源,搬移階段進行得非常順利,甚至客戶還特別在事後意見表寫下了「搬移得很成功」的評語。請各位務必以負責專案的總監、PM的觀點來閱讀這個專欄。

1)戰略設計 - 目的就是一切

要處理超過數百頁的「搬移」,就必須先有宏觀的「戰略」。重點在於網站的目的以及預算。

依照目的排出優先順序

第一步,是找出網站翻新的目的──是希望有人來諮詢或詢問相關資訊嗎,還是想要賣東西呢?又或者是賺取媒體網站的廣告收入?提供顧客服務?分別將既存內容的功能,對照「目的」來進行整理吧。這項作業的目標,就是排出優先順序。在京產大的個案,獲選為第一名的目的是「讓在校生引以為傲的網站」這個主要概念,並以下方的判斷標準,挑出搬移優先度較高的1000頁。

  • 1.「希望被看到」的頁面 ⇒和核心概念一致的課外活動和研究介紹記錄
  • 2.「最多人看」的頁面 ⇒用流量分析找出最近3年內,頁面瀏覽次數有達到一定標準的頁面
  • 3.「容易閱覽」的頁面 ⇒按照新的網站資訊設計,滑鼠點擊2次以內會出現的頁面
  • 4.「必須看到」的頁面 ⇒大學宣傳的「資訊公開」作業上必須更新的頁面

搬移作業和「資訊設計」,就像這樣有著密不可分的關系。從專案早期階段開始,就意識到整理和活用既存內容是很重要的一件事。

縮減根據預算計算出來的份量

假設網站伺服器上的檔案有14,000個(實話),那全用都手動登錄CMS根本是天方夜譚。依照過去經驗,聚精會神費花上一番功夫大約能完成「2~300頁」,而手動搬移的上限則為「1000頁」。超過千之後的,就得靠其他的方法進行了。
手動的搬移作業,每1頁都得會產生花費。而花費則依照1頁的作業難度而有所差異。所以就讓我們對照專案整體能花的預算,縮減搬移的量直到符合現實狀況為止吧。關於「捨去」優先度較低的頁面,有以下規則提供參考。

  • 以目錄的「深度」來做取捨(例:原則上不搬移第5層以下的頁面)
  • 以文章的「新鮮程度」來做取捨(例:不搬移比2年前還更久的舊新聞)
  • 以頁面的「更新可能性」來做取捨(例:不搬移過期的特殊用途網站)

「搬移」的定義和搬移以外的方法

在搬移的策略中,特別值得討論的是「留存」的方法。
使用靜態HTML製作的舊頁面或特別設置的網站,這些因設計不同,而不支援閱覽的既存頁面,可以用「個別轉址直接更新放到新伺服器裡」的方式處理。雖然在使用者體驗上,會看起來像連到了其他網站,但只要在主要選單上加上轉址,有需要的話也能更新裡面的HTML。舊網站若是透過其他CMS系統維運,在本身就無法留存的狀況下,就束手無策了,但有效地活用「留存」,就能用來作為不增加花費也能維持提供資訊的武器之一。
類似這樣的方法,就是「替換頁首和頁尾」。這是一個將舊網頁的頁首和頁尾換成新設計,內容部分則保持舊設計的方法。能有效降低往返新舊網頁間的違和感。
不過,替換頁首和頁尾必須個別依照舊HTML構成的模板來調整,尤其在新設計要對應智慧型手機的情況下,會是風險比想像中來得高的方法。比方在同一樣板中有大量文章的狀況,就會建議要在特定範圍內進行討論。其他還有透過CMS功能,運用「CSV統一上傳」等方式大量上傳的方法。

2)制定計畫 - 描繪成功願景

好的,現在我們已經知道搬移的總量了,接著就來規劃具體的上傳程序吧。重點在於分成好幾個階段,一邊確實和客戶達成共識,一邊制定出計劃。

撰寫「搬移計畫書」

「搬移計畫書」,就是「搬移專案的專案計畫書」,也就是像合約書一般的存在。要像下方那樣條列出各個項目,和相關人士在搬移專案上達成共識。

  • 範圍(作業範圍)
  • 定義作業程序
  • 品質標準
  • 進度流程

要決定這些,就必須要詳細訂定「什麼時間點按照資料進行作業」、「從開始作業到發佈為止,更新要怎麼處理(有稱為差分更新和二重更新的步驟)、「校對程序和著眼點為何」、「核可流程為何」等等,這些手續上的事項。反之,若是沒有明確做好這些決策,直接開始進行的話,就有可能會導致像是「在整體完成8成的狀況下,卻得重新從頭開始做起」的失敗(實話)。

撰寫搬移指南

若搬移計畫書取得了共識,接著就要寫下更詳細的「程序」
「搬移指南」,是邊比對新舊頁面的設計,邊定義標題、本文、圖片、連結等各種要素如何對應來製作出頁面的資料。搬移指南將會由遵循CMS規格的「原則篇」,以及無法直接套用的「不規則對應篇」兩大部分所構成。
搬移指南將會做為工作人員執行上傳作業的工作說明書,同時也會是校對時的根據,是實用性相當高的文件。另一方面,為了讓不規則對應能網羅各種狀況,就必須得不斷觀看要搬移的頁面,找出可疑之處。想要做出「實用」的指南,「經驗」和「時間」都缺一不可

執行樣本搬移

搬移指南全都完成了之後,就可以著手進行搬移了!….但馬上就開始,實在太危險了。就像沒有做暖身操跳進游泳池一樣。這時不可或缺的準備工作,就是「樣本搬移」。在挑戰搬移1000頁的京產大專案中,我們先嘗試上傳了整體10%的「100頁」,再仔細評價上傳後的結果,並於調整搬移指南後,再來面對剩下的90%作業程序。「紙上」的計畫和在實際上傳CMS的結果,往往都會有很大的差距。等總監、執行作業的人、客戶都能接受這個現實後,我們再來進行真正的搬移作業吧。

3)監視與控制 - 全都找出來吧

要毫無遺漏地管理數百頁的頁面,絕對不可少的就是工具的力量。讓我們充分利用各種網站服務,順利地進行搬移吧。

製作出列有全部頁面的清單,更新目前的狀態

搬移作業必備的就是「頁面清單」。總共有主要用來鎖定搬移範圍的「全頁面清單」(用網站伺服器資料或網路蜘蛛製作而成),以及所有搬移頁面的一覽表,這裡要針對後者進行說明。
搬移用的頁面清單,除了替所有要作業的頁面編上「ID」外,同時也會設定成能夠更改「狀態」的清單。若只有幾十頁的頁面,用Google Spreadsheet即可,但若是數百頁的規模,就需要用到「資料庫」工具。過去多會使用Cybozu Dezie,但最近發現使用Airtable也很方便。

  • 00_還未開始作業
  • 10_搬移作業完成
  • 20_校對作業完成
  • 21_有問題
  • 30_LW確認
  • 31_需要修正
  • 40_LW保留
  • 50_LWOK
  • 60_FIX

接下來,要另外將給客戶確認用的狀態列表(OK/NG)追加上去(直接包含在作業狀態列表中也可以,但另外獨立出客戶確認用的部分,整體流程會比較順暢)。這個狀態列表要經常更新維護,待所有頁面都變成「客戶OK」之後,搬移專案就算是完成了

細節討論就用Backlog

隨著作業進行,會出現以頁面為單位的問題、回覆評論的需求,在進行橫跨複數頁面的問題、變更程序等等的意見討論時,會建議準備好Backlog之類的任務管理工具。由於頁面清單上資訊過多時,很難看清楚整體的狀況,利用Backlog解決個別的任務,就能讓工作節奏更加順暢。若執行者和總監不一定會在同一地點的情況,就必須要有多個的溝通管道。在京產大的專案中,我們也同時使用了Chatwork、Backlog、Cybozu Dezie,Chatwork只用在緊急連絡上(比方請對方看Backlog的幾號這樣),幾乎沒用電話連絡過一次,就讓專案進行下去了。

不得輕忽「校對」的力量

「Double Check(重複確認)」是搬移作業的鐵則。雖然會增加花費,但像是指南看漏的地方,或者是不規則的解釋等等,光是透過執行者間重複檢查,品質就能變得相對穩定。
委託校對時,必須要有校對的「作業定義」。這個部分,建議在撰寫搬移計畫書時就先達成共識。舉凡用difff等文本比較工具檢查文章複製貼上時的紕漏,或者是規定在公開前檢查連結是否異常的方法等,負責校對的人若能「果斷地」決定規則,就能讓校對品質更加提升。

最後:掌握專案成功的鑰匙,投入於「內容」之中

很好,歷經了這麼繁複的程序,執行「搬移」意義到底為何呢?其實「內容」本身,才是網站的價值。
比方:行銷網站中傳達商品具體使用方法的「範例」內容。
比方:和過去實績訴求相關的新聞發佈紀錄。
比方:大學網站中的教職員檔案或學生活動報導。
像這樣的內容若是因表面上的翻新而捨去,那就太可惜了。活用網站孕育的媒體以及累積下來的內容,說不定也可以算是翻新專案「背後的目標」之一。若想針對使用者的需求,提供有價值的內容。就代表實踐這件事的專案經理,得花費大量「時間」去執行。比方制定高品質計畫的時間、和團隊成員與客戶仔細說明,並達成共識的時間、觀看無數次好幾百頁清單找出不規律之處,回答問題提升品質的時間。但是,我們覺得像這樣子投身於「內容」之中,就是引領網站翻新專案走向成功的鑰匙。若在這篇文章中介紹的搬移知識,能多幫助一些其他專案,就是我們最大的榮幸。

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學校法人京都產業大學網站翻新

入谷 聡

Author入谷 聡(創意總監 / 促進傳道師)

京都Loftwork Inc.主導網站製作企劃的創意指揮。特長是穩固的企劃管理,是Loftwork Inc.活躍的理論派。以優越的情報整理能力和洞察力、言語化技巧讓許多創意飛躍。是PMI認證的PMP(*)。是1個孩子的父親。

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