不逃避，面對它！
網站大規模翻新的「搬移」管理

如果你現在，要來負責一個已有7000頁內容網站的翻新專案。其中有50頁，會和設計師一起設計。那麼，剩下的6950頁，要怎麼處理才好呢？
資訊設計 ⇀ 美術設計 ⇀ 程式撰寫 ⇀ CMS開發…在各種書裡介紹的網站製作流程中，最容易被忽略的就是稱為「搬移」的流程。

搬移，真的很難。
搬移不只很困難，也很難去想像會有哪些狀況發生，實際上這部分也是很多專案遇到「負評延燒」的原因，甚至會造成行程延後或超過預算等等的問題。比方說…

為了解決這些問題，並讓Loftwork形形色色的員工共享訣竅，我們在「搬移煩惱諮詢寺」裡逐步累積了公司內部共有的知識。

我們將在這個專欄介紹其中一部分。順道一提，我們在開頭提到的處理「7000頁」的京都產業大學專案中，活用了歷代留下的資源，搬移階段進行得非常順利，甚至客戶還特別在事後意見表寫下了「搬移得很成功」的評語。請各位務必以負責專案的總監、PM的觀點來閱讀這個專欄。

要處理超過數百頁的「搬移」，就必須先有宏觀的「戰略」。重點在於網站的目的以及預算。

第一步，是找出網站翻新的目的──是希望有人來諮詢或詢問相關資訊嗎，還是想要賣東西呢？又或者是賺取媒體網站的廣告收入？提供顧客服務？分別將既存內容的功能，對照「目的」來進行整理吧。這項作業的目標，就是排出優先順序。在京產大的個案，獲選為第一名的目的是「讓在校生引以為傲的網站」這個主要概念，並以下方的判斷標準，挑出搬移優先度較高的1000頁。

搬移作業和「資訊設計」，就像這樣有著密不可分的關系。從專案早期階段開始，就意識到整理和活用既存內容是很重要的一件事。

假設網站伺服器上的檔案有14,000個（實話），那全用都手動登錄CMS根本是天方夜譚。依照過去經驗，聚精會神費花上一番功夫大約能完成「2~300頁」，而手動搬移的上限則為「1000頁」。超過千之後的，就得靠其他的方法進行了。
手動的搬移作業，每1頁都得會產生花費。而花費則依照1頁的作業難度而有所差異。所以就讓我們對照專案整體能花的預算，縮減搬移的量直到符合現實狀況為止吧。關於「捨去」優先度較低的頁面，有以下規則提供參考。

在搬移的策略中，特別值得討論的是「留存」的方法。
使用靜態HTML製作的舊頁面或特別設置的網站，這些因設計不同，而不支援閱覽的既存頁面，可以用「個別轉址直接更新放到新伺服器裡」的方式處理。雖然在使用者體驗上，會看起來像連到了其他網站，但只要在主要選單上加上轉址，有需要的話也能更新裡面的HTML。舊網站若是透過其他CMS系統維運，在本身就無法留存的狀況下，就束手無策了，但有效地活用「留存」，就能用來作為不增加花費也能維持提供資訊的武器之一。
類似這樣的方法，就是「替換頁首和頁尾」。這是一個將舊網頁的頁首和頁尾換成新設計，內容部分則保持舊設計的方法。能有效降低往返新舊網頁間的違和感。
不過，替換頁首和頁尾必須個別依照舊HTML構成的模板來調整，尤其在新設計要對應智慧型手機的情況下，會是風險比想像中來得高的方法。比方在同一樣板中有大量文章的狀況，就會建議要在特定範圍內進行討論。其他還有透過CMS功能，運用「CSV統一上傳」等方式大量上傳的方法。

好的，現在我們已經知道搬移的總量了，接著就來規劃具體的上傳程序吧。重點在於分成好幾個階段，一邊確實和客戶達成共識，一邊制定出計劃。

「搬移計畫書」，就是「搬移專案的專案計畫書」，也就是像合約書一般的存在。要像下方那樣條列出各個項目，和相關人士在搬移專案上達成共識。

要決定這些，就必須要詳細訂定「什麼時間點按照資料進行作業」、「從開始作業到發佈為止，更新要怎麼處理（有稱為差分更新和二重更新的步驟）、「校對程序和著眼點為何」、「核可流程為何」等等，這些手續上的事項。反之，若是沒有明確做好這些決策，直接開始進行的話，就有可能會導致像是「在整體完成8成的狀況下，卻得重新從頭開始做起」的失敗（實話）。

若搬移計畫書取得了共識，接著就要寫下更詳細的「程序」
「搬移指南」，是邊比對新舊頁面的設計，邊定義標題、本文、圖片、連結等各種要素如何對應來製作出頁面的資料。搬移指南將會由遵循CMS規格的「原則篇」，以及無法直接套用的「不規則對應篇」兩大部分所構成。
搬移指南將會做為工作人員執行上傳作業的工作說明書，同時也會是校對時的根據，是實用性相當高的文件。另一方面，為了讓不規則對應能網羅各種狀況，就必須得不斷觀看要搬移的頁面，找出可疑之處。想要做出「實用」的指南，「經驗」和「時間」都缺一不可。

搬移指南全都完成了之後，就可以著手進行搬移了！….但馬上就開始，實在太危險了。就像沒有做暖身操跳進游泳池一樣。這時不可或缺的準備工作，就是「樣本搬移」。在挑戰搬移1000頁的京產大專案中，我們先嘗試上傳了整體10%的「100頁」，再仔細評價上傳後的結果，並於調整搬移指南後，再來面對剩下的90%作業程序。「紙上」的計畫和在實際上傳CMS的結果，往往都會有很大的差距。等總監、執行作業的人、客戶都能接受這個現實後，我們再來進行真正的搬移作業吧。

要毫無遺漏地管理數百頁的頁面，絕對不可少的就是工具的力量。讓我們充分利用各種網站服務，順利地進行搬移吧。

搬移作業必備的就是「頁面清單」。總共有主要用來鎖定搬移範圍的「全頁面清單」（用網站伺服器資料或網路蜘蛛製作而成），以及所有搬移頁面的一覽表，這裡要針對後者進行說明。
搬移用的頁面清單，除了替所有要作業的頁面編上「ID」外，同時也會設定成能夠更改「狀態」的清單。若只有幾十頁的頁面，用Google Spreadsheet即可，但若是數百頁的規模，就需要用到「資料庫」工具。過去多會使用Cybozu Dezie，但最近發現使用Airtable也很方便。

接下來，要另外將給客戶確認用的狀態列表（OK／NG）追加上去（直接包含在作業狀態列表中也可以，但另外獨立出客戶確認用的部分，整體流程會比較順暢）。這個狀態列表要經常更新維護，待所有頁面都變成「客戶OK」之後，搬移專案就算是完成了。

隨著作業進行，會出現以頁面為單位的問題、回覆評論的需求，在進行橫跨複數頁面的問題、變更程序等等的意見討論時，會建議準備好Backlog之類的任務管理工具。由於頁面清單上資訊過多時，很難看清楚整體的狀況，利用Backlog解決個別的任務，就能讓工作節奏更加順暢。若執行者和總監不一定會在同一地點的情況，就必須要有多個的溝通管道。在京產大的專案中，我們也同時使用了Chatwork、Backlog、Cybozu Dezie，Chatwork只用在緊急連絡上（比方請對方看Backlog的幾號這樣），幾乎沒用電話連絡過一次，就讓專案進行下去了。

「Double Check（重複確認）」是搬移作業的鐵則。雖然會增加花費，但像是指南看漏的地方，或者是不規則的解釋等等，光是透過執行者間重複檢查，品質就能變得相對穩定。
委託校對時，必須要有校對的「作業定義」。這個部分，建議在撰寫搬移計畫書時就先達成共識。舉凡用difff等文本比較工具檢查文章複製貼上時的紕漏，或者是規定在公開前檢查連結是否異常的方法等，負責校對的人若能「果斷地」決定規則，就能讓校對品質更加提升。

很好，歷經了這麼繁複的程序，執行「搬移」意義到底為何呢？其實「內容」本身，才是網站的價值。
比方：行銷網站中傳達商品具體使用方法的「範例」內容。
比方：和過去實績訴求相關的新聞發佈紀錄。
比方：大學網站中的教職員檔案或學生活動報導。
像這樣的內容若是因表面上的翻新而捨去，那就太可惜了。活用網站孕育的媒體以及累積下來的內容，說不定也可以算是翻新專案「背後的目標」之一。若想針對使用者的需求，提供有價值的內容。就代表實踐這件事的專案經理，得花費大量「時間」去執行。比方制定高品質計畫的時間、和團隊成員與客戶仔細說明，並達成共識的時間、觀看無數次好幾百頁清單找出不規律之處，回答問題提升品質的時間。但是，我們覺得像這樣子投身於「內容」之中，就是引領網站翻新專案走向成功的鑰匙。若在這篇文章中介紹的搬移知識，能多幫助一些其他專案，就是我們最大的榮幸。