成功經營講座的工具＆列舉清單
從企劃、執行、到檢討之完全手冊

大家好我是渡部。這次想為大家介紹Loftwork所舉辦的活動，從企劃開始到當日的幕後執行。

Loftwork一年間會舉辦多達一百次以上包含商業研討會、OpenCU、FabCafe等各類的活動。其中的商業研討會主要由行銷團隊來管理。B to B企業的行銷負責人，也都大多在自己公司內負責活動企劃到執行的部分。
而我正是為了這些負責人而寫下這個專欄。藉此能夠讓各位有同感「啊，沒錯，那個部分超辛苦。」或「喔～原來還有這種方法呀」的話也算好事一樁。

首先就從最關鍵的企劃開始。例如行銷部門主辦的活動，就先按照以下的格式開始填空吧！

「講座主旨」即是以摘要介紹主講人與內容，參加後可以學到什麼，大約三百字左右的簡潔文章即可。切中講座的標題是最重要的部分，還有報名人數等都可如實寫入。想表達的事情太多，通常都會導致文章變得很冗長，請貫徹簡潔明暸的宗旨。（我也常常在此陷入苦戰啊）
好的，寫完概要、登台者也有大致目標後，接著就是準備進入舉辦細節囉。

活用Loftwork日常專案中的各式工具軟體，徹底將溝通過程可視覺化。活動企劃執行要成功，也取決於是否掌握了此關鍵要素。那麼，Loftwork的商業研討會是以何種程序進行準備過程的呢？讓我用實際上使用的道具以及文件來一一說明吧。首先條列出截至講座當日前行銷團隊的所有待辦事項。

雖然是誰都可以很簡單做到的一般事項，不過商業研討會牽涉到許多公司內外部人員，因此情報共享以及進度管理也會耗費許多力氣。訊息往往被大量email埋沒，情報太複雜就不斷地被延後處理…類似這種經驗我可是過來人呢（笑）！因此Loftwork的「視覺化」在此就顯得相當重要。

幾乎所有的員工，不論公司內外的專案，一定會使用到的專案管理工具就是「Basecamp」，對於講座的事前準備也是相當有幫助的。每個講座用Basecamp設置專案後，資訊就能夠彙整在同一個記事匣內。每個記事匣內列出項目與待辦事項，管理進度時就能一目瞭然。

用Google Docs管理工作排程表，與工作人員共享文件。如圖表所示，各列分成「時間」「會議日程」「講者」「詳細內容」「負責人」「投影片」「使用PC」「主持人腳本」，記載各負責人的詳細活動內容。

日前XPD 2014 的班表是用excel做的。大規模的活動以列劃分各負責人，再用列以時間軸劃分任務。包含30名左右的工作人員的班表可長達2公尺呢…。

活用儲存軟體「Dropbox」讓工作人員間的資訊共有。特別是在管理演講者的日程資料管理有很大幫助。雖然Loftwork有準備投影專用的PC，但如果有Dropbox，在講座當日的早上只需要將Dropbox同步，即可下載最新檔案，不需慌張地把檔案copy到電腦內。

其他必需注意的還有接待流程及會場引導。超過一百人的大型活動則要準備「接待流程」以及「會場引導」的資料。

假設有這般的事前準備，相信除了能夠減輕工作人員的負擔，也能夠讓好不容易平日休假的客戶能有良好的體驗。

活動結束後，仍然有許多需要完成的事情。事後課題也一併介紹。

活動結束後，難免會鬆懈下來，不過回顧檢討也是相當重要的！不論舉辦了幾次活動，每次都還是會有新的需要改善的地方。為了能夠讓下次的活動更加完善，別忘了謹慎地回顧檢討喔。