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渡部 晋也 2018.09.03

成功經營講座的工具&列舉清單
從企劃、執行、到檢討之完全手冊

大家好我是渡部。這次想為大家介紹Loftwork所舉辦的活動,從企劃開始到當日的幕後執行。

全部皆為公司同仁運作!

Loftwork一年間會舉辦多達一百次以上包含商業研討會、OpenCU、FabCafe等各類的活動。其中的商業研討會主要由行銷團隊來管理。B to B企業的行銷負責人,也都大多在自己公司內負責活動企劃到執行的部分。
而我正是為了這些負責人而寫下這個專欄。藉此能夠讓各位有同感「啊,沒錯,那個部分超辛苦。」或「喔~原來還有這種方法呀」的話也算好事一樁。

從何著手?就從企劃開始吧

首先就從最關鍵的企劃開始。例如行銷部門主辦的活動,就先按照以下的格式開始填空吧!

「講座主旨」即是以摘要介紹主講人與內容,參加後可以學到什麼,大約三百字左右的簡潔文章即可。切中講座的標題是最重要的部分,還有報名人數等都可如實寫入。想表達的事情太多,通常都會導致文章變得很冗長,請貫徹簡潔明暸的宗旨。(我也常常在此陷入苦戰啊)
好的,寫完概要、登台者也有大致目標後,接著就是準備進入舉辦細節囉。

活動執行的重點果然還是「視覺化」

活用Loftwork日常專案中的各式工具軟體,徹底將溝通過程可視覺化。活動企劃執行要成功,也取決於是否掌握了此關鍵要素。那麼,Loftwork的商業研討會是以何種程序進行準備過程的呢?讓我用實際上使用的道具以及文件來一一說明吧。首先條列出截至講座當日前行銷團隊的所有待辦事項。

截至講座當日的待辦事項一覽

雖然是誰都可以很簡單做到的一般事項,不過商業研討會牽涉到許多公司內外部人員,因此情報共享以及進度管理也會耗費許多力氣。訊息往往被大量email埋沒,情報太複雜就不斷地被延後處理…類似這種經驗我可是過來人呢(笑)!因此Loftwork的「視覺化」在此就顯得相當重要。

活躍在Loftwork中的工具軟體

幾乎所有的員工,不論公司內外的專案,一定會使用到的專案管理工具就是「Basecamp」,對於講座的事前準備也是相當有幫助的。每個講座用Basecamp設置專案後,資訊就能夠彙整在同一個記事匣內。每個記事匣內列出項目與待辦事項,管理進度時就能一目瞭然。

Basecamp的記事匣一覽

Basecamp的記事匣一覽

運用線上工具製作、管理工作排程表

運用線上工具製作、管理工作排程表

用Google Docs管理工作排程表,與工作人員共享文件。如圖表所示,各列分成「時間」「會議日程」「講者」「詳細內容」「負責人」「投影片」「使用PC」「主持人腳本」,記載各負責人的詳細活動內容。

日前XPD 2014 的班表是用excel做的。大規模的活動以列劃分各負責人,再用列以時間軸劃分任務。包含30名左右的工作人員的班表可長達2公尺呢…。

實際上來做看看吧!

Dropbox共享文件

Dropbox共享文件

活用儲存軟體「Dropbox」讓工作人員間的資訊共有。特別是在管理演講者的日程資料管理有很大幫助。雖然Loftwork有準備投影專用的PC,但如果有Dropbox,在講座當日的早上只需要將Dropbox同步,即可下載最新檔案,不需慌張地把檔案copy到電腦內。

小小巧思更加順利

其他必需注意的還有接待流程及會場引導。超過一百人的大型活動則要準備「接待流程」以及「會場引導」的資料。

假設有這般的事前準備,相信除了能夠減輕工作人員的負擔,也能夠讓好不容易平日休假的客戶能有良好的體驗。

檢討回顧也是活動的一部分

活動結束後,仍然有許多需要完成的事情。事後課題也一併介紹。

活動後的回顧檢討也當然得上傳到Basecamp裏。

活動結束後,難免會鬆懈下來,不過回顧檢討也是相當重要的!不論舉辦了幾次活動,每次都還是會有新的需要改善的地方。為了能夠讓下次的活動更加完善,別忘了謹慎地回顧檢討喔。

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