FINDING 渡部 晋也 2014.03.19

成功經營講座的工具&列舉清單
從企劃、執行、到檢討之完全手冊

大家好我是渡部。這次想為大家介紹Loftwork所舉辦的活動,從企劃開始到當日的幕後執行。

全部皆為公司同仁運作!

Loftwork一年間會舉辦多達一百次以上包含商業研討會、OpenCU、FabCafe等各類的活動。其中的商業研討會主要由行銷團隊來管理。B to B企業的行銷負責人,也都大多在自己公司內負責活動企劃到執行的部分。
而我正是為了這些負責人而寫下這個專欄。藉此能夠讓各位有同感「啊,沒錯,那個部分超辛苦。」或「喔~原來還有這種方法呀」的話也算好事一樁。

從何著手?就從企劃開始吧

首先就從最關鍵的企劃開始。例如行銷部門主辦的活動,就先按照以下的格式開始填空吧!

  • 講座標題
  • 講座主旨
  • 講座日期
  • 講座場所
  • 參加對象
  • 參加費用
  • 限制人數
  • 主辦/聯合主辦/協力
  • 注意事項
  • 講者候補名單(公司內外)
  • 節目

「講座主旨」即是以摘要介紹主講人與內容,參加後可以學到什麼,大約三百字左右的簡潔文章即可。切中講座的標題是最重要的部分,還有報名人數等都可如實寫入。想表達的事情太多,通常都會導致文章變得很冗長,請貫徹簡潔明暸的宗旨。(我也常常在此陷入苦戰啊)
好的,寫完概要、登台者也有大致目標後,接著就是準備進入舉辦細節囉。

活動執行的重點果然還是「視覺化」

活用Loftwork日常專案中的各式工具軟體,徹底將溝通過程可視覺化。活動企劃執行要成功,也取決於是否掌握了此關鍵要素。那麼,Loftwork的商業研討會是以何種程序進行準備過程的呢?讓我用實際上使用的道具以及文件來一一說明吧。首先條列出截至講座當日前行銷團隊的所有待辦事項。

截至講座當日的待辦事項一覽

製作講座專用的宣傳網頁

  • 準備講者的照片與簡歷
  • 宣傳網頁置入Loftwork的官網
  • 製作各種廣告用如頁首的圖片等廣宣物
  • 製作報名頁面
  • 測試報名頁面
  • 製作宣傳DM
  • 分發廣宣DM於所有相關人員

招攬

  • 招攬對策以及擬定行程表
  • 於Facebook、Twitter上的宣傳
  • 電子報宣傳
  • 委託媒體贊助協力
  • 分發客戶廣宣摺頁
  • 委託待辦事項於相關人員
  • 報名人數確認及情報共享(每日)
  • (視情況調整)追加措施

講者協調事項

  • 擬定與講者之事前討論
  • 共用報名資料的部分情報(僅限公司名稱、部門名稱、評論)(其屬性等可當作講座內容的參考資料)
  • 領取日程所需之資料
  • 領取其餘促進宣傳所需之物品

事前準備

  • 擬定工作排程表
  • 分配工作人員
  • 擬定工作人員之事前討論事項
  • 製作參加者之問卷
  • 準備備用品
  • 準備當日分發物
  • 籌備聯歡會等

雖然是誰都可以很簡單做到的一般事項,不過商業研討會牽涉到許多公司內外部人員,因此情報共享以及進度管理也會耗費許多力氣。訊息往往被大量email埋沒,情報太複雜就不斷地被延後處理…類似這種經驗我可是過來人呢(笑)!因此Loftwork的「視覺化」在此就顯得相當重要。

活躍在Loftwork中的工具軟體

幾乎所有的員工,不論公司內外的專案,一定會使用到的專案管理工具就是「Basecamp」,對於講座的事前準備也是相當有幫助的。每個講座用Basecamp設置專案後,資訊就能夠彙整在同一個記事匣內。每個記事匣內列出項目與待辦事項,管理進度時就能一目瞭然。

Basecamp的記事匣一覽

Basecamp的記事匣一覽
  • 宣傳概要
    企劃初始階段就可在記事匣上更新進度。為了使最新概要易於理解,如需修正網頁或
    更新應儘速實行。
  • 會議紀錄
    講者與公司內部員工的會議紀錄整合
  • 表格
    確認報名表格、活用反饋等資料
  • 招攬客數
    一日兩次左右、更新全體的招攬客數
  • 媒體贊助協力
    媒體贊助協力之進度管理
  • 執行系統
    分配公司員工
  • 工作排程表
    當日工作排程表於此處更新
  • 問卷
    牽涉到成功與否的關鍵問卷,從項目到最終資料都在此記事匣內更新。(項目每次都會更改!)
  • 會議資料
    彙整講者的會議資料
  • 分發物
    整合分發給客戶的促銷宣傳資料等情報
  • 備用品
    最近工作坊等增加的緣故,備用品也需要作庫存確認。
  • KPT
    整理出為了讓下次更好的改善方式。Keep、Problem、Try為將此次經驗改善後運用到下次的一種檢討方式。
  • 紀錄報告
    結束後整理成報告也是很重要的一環。初稿的確認以及反饋等全部彙整到Basecamp。

運用線上工具製作、管理工作排程表

運用線上工具製作、管理工作排程表

用Google Docs管理工作排程表,與工作人員共享文件。如圖表所示,各列分成「時間」「會議日程」「講者」「詳細內容」「負責人」「投影片」「使用PC」「主持人腳本」,記載各負責人的詳細活動內容。

日前XPD 2014 的班表是用excel做的。大規模的活動以列劃分各負責人,再用列以時間軸劃分任務。包含30名左右的工作人員的班表可長達2公尺呢…。

實際上來做看看吧!

Dropbox共享文件

Dropbox共享文件

活用儲存軟體「Dropbox」讓工作人員間的資訊共有。特別是在管理演講者的日程資料管理有很大幫助。雖然Loftwork有準備投影專用的PC,但如果有Dropbox,在講座當日的早上只需要將Dropbox同步,即可下載最新檔案,不需慌張地把檔案copy到電腦內。

小小巧思更加順利

其他必需注意的還有接待流程及會場引導。超過一百人的大型活動則要準備「接待流程」以及「會場引導」的資料。

假設有這般的事前準備,相信除了能夠減輕工作人員的負擔,也能夠讓好不容易平日休假的客戶能有良好的體驗。

檢討回顧也是活動的一部分

活動結束後,仍然有許多需要完成的事情。事後課題也一併介紹。

  • 回收的問卷的掃描/整合/與相關人員共用檔案
    掃描回收後的問券做成PDF檔後存檔保管。
  • 更新報名資料
    反映真實的出席狀況等,更新報名名單資料。
  • 最終的報名人數、來場數量與實際出席率與資料共享
    計算實際出席率可作為下次活動目標管理的重要指標。
  • 以Twitter來確認觀眾反應
    小心回覆需注意的留言
  • 以KPT做全體回顧檢討
    以KPT方法來檢討回顧整體活動
    -K=Keep (良好之處,下次繼續保持)
    -P=Ploblem (須注意之處,下次應改善的問題)
    -T=Try(下次可嘗試挑戰之處)
活動後的回顧檢討也當然得上傳到Basecamp裏。

活動結束後,難免會鬆懈下來,不過回顧檢討也是相當重要的!不論舉辦了幾次活動,每次都還是會有新的需要改善的地方。為了能夠讓下次的活動更加完善,別忘了謹慎地回顧檢討喔。

渡部 晋也

Author渡部 晋也(行銷)

青山學院大學國際政治經濟學部畢業。學生時代參與公司代表林千晶也以評審身分加入的專案營運。因為這個專案的契機,自大學在學期間就在株式會社loftwork擔任實習生。2012年起正式加入株式會社loftwork,參與市場 Div.的商業研討會和外部聯合活動的企劃營運。最近,持續增加的體種成為最煩惱的事情。

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