FINDING 重松 佑 2015.11.19

如何消除製作現場「灰色地帶」的專案管理

本報導是由重松在AdverTimes上所投稿的文章重新修改而來。

我曾經被總監、設計師和客戶詢問過「如果用一句話來說明PMBOK是甚麼,你會怎麼說呢?」「所謂PMBOK指的是,按照10種知識領域來統整專案……」他們可能期待我會這麼回答吧。但對於忙碌的製作現場來說重要的是,實際執行專案管理的總監如何去運用PMBOK的意圖。所以每當被這樣問到的時候,我總是回答「用一句話來說明的話,PMBOK就是用來消除灰色地帶的。」那麼,所謂消除灰色地帶指的又是甚麼呢?我想可以用「早上煎雞蛋」的例子來說明。

PMBOK是對10種知識領域的體現

所謂PMBOK指的是現在已成為世界標準的一種專案管理知識體系。而「10種知識體系」指的是一種指南,類似專案整體的航海圖。

1. 專案整合管理
是指如何掌握專案整體的領域。檢視整體,並策畫出最佳化方案,是專案的最核心的部分。

2. 專案範疇管理
所謂”範疇”指的是,專案中所有的成果物,也可譯為「作業範圍」。

3. 專案時程管理
是指時間表的做成及管理部分。

4. 專案成本管理
是指關於詢價及成本評估的部分。

5. 專案品質管理
設定成果物的完成度,並計畫達到該完成度的手段方法。

6. 專案資源管理
是指確立專案小組體制的領域。

7. 專案溝通管理
確立專案小組內溝通方法的領域。

8. 專案風險管理
評估、提出工作進行過程中可能會發生的風險,並事先建立好其對策。

9. 專案採購管理
關於外包及合約管理之領域。

10. 專案利害關係人管理
管理與股東之間關係的領域。

按照「10種知識領域」,明確描繪出製作物的輪廓

無論委託者是家人、朋友或是戀人都無所謂,假設你被人委託做「早上煎雞蛋」這件事,第一步你該怎麼做呢?「用甚麼方法煎呢?」「幾點之前完成好呢?」「想吃多少呢?」等等,這些都是必須跟委託者確認的事項。為了網羅所有的確認事項,需參考的指南就是PMBOK的10種知識領域。例如「該使用甚麼工具?(採購管理)」「誰該負責哪些作業?(資源管理)」「煎失敗的話該如何處理?(風險管理)」等等。運用PMBOK的框架來管理的話,就可以檢視整件事而不會有遺漏。與其擅自覺得「這些事不用說也應該知道吧」,隨時抱持著「為了以防萬一,瑣碎小事也要謹慎確認」的思維來進行專案管理,製作物的輪廓才會變得清晰可見。

利用「WBS」,明確劃分出該做與不該做的事

那麼,「早上煎雞蛋」這件事又包含哪些作業呢?「買雞蛋」「洗碗」等等,這些作業可能並未包含在委託者所說的委託內容裡。在大多數情況下,委託者會想「他會幫我做到這裡吧」而將作業範圍最大化,但製作者則會想「我只要做到這裡就可以了吧」而將作業範圍最小化。哪些事該做又哪些事不該做,決定這個範圍的就是範疇管理。如果在範疇不清不楚的狀況下進行作業,應該不難想像錯誤發生的機率會升高。為了清楚定義範疇,將作業細分化的WBS(Work Breakdown Structure)便應運而生。雖然細分化程度會依專案性質不同而改變,但細分化這件事能明確出「誰該做甚麼,又該做到甚麼程度」,清楚劃分出各範疇下的責任分擔。

如何去計劃品質,一直以來都是一件困難的事

每當談到專案,我總覺得10種知識領域中的品質管理是最難用言語表達,最難做計劃的領域。如果不好好掌握委託者的喜好、當時情況等情報,是做不出達到委託者品質要求物品的。例如委託者說「想吃蓬鬆柔軟的煎蛋捲」,但「怎麼樣的蓬鬆柔軟才好」又因人而異。有時候連委託者自己都不知道喜歡怎樣的煎蛋捲,這種情況只能和委託者一起尋找口味合適的煎蛋捲了。透過參考食譜、回想過去曾經吃過煎蛋捲、試著描繪出理想中的煎蛋捲等方法,探索並共享腦中的形象這件事是非常重要的。其目的並不是只要白紙黑字明確記錄下來就好,重要的是深刻地互相了解。而為了達到互相了解的目的,就必須好好計畫每一個必要步驟。

專案管理是不會結束的

假設我們已經知道委託者的「理想的早餐蛋料理」是「夾著火腿和起司、且蓬鬆柔軟的煎蛋捲」。那麼,誰去買火腿、哪種起司好、預算夠不夠、來不來得及完成等等,為解決這些問題,必須再次按照PMBOK的10種知識領域來調整計畫。
雖然實際工作的時候,沒有一個專案能完完全全按照一開始的計畫去執行。但重要的是,如何建立一個綜括專案全體的計畫、並盡力消除委託者和製作者之間的灰色地帶。有沒有事先建立計畫這件事,在問題發生時其處理方法將會大大不同。所謂專案管理,並不會在計畫階段就結束,而會從專案執行開始一直持續到專案關閉而結束。是否活用PMBOK與委託者持續加深相互的了解,是專案能否成功的重要關鍵。
2008年出版的「Web專案管理標準」一書,將基於PMBOK指南的Web管理手法體系化,其全文以PDF形式無償公開於Loftwork。

重松 佑

Author重松 佑(創意總監)

從日本大學藝術學院電影學系畢業後,歷經電影業界後以總監的身份邁入Web業界。跨足企劃提案,公司網站製作、智慧型手機製作、APP製作等多種領域。2012年進入loftwork公司。擅長的領域有企劃、取材的提案到討論會的設計,屬於提案型的總監。興趣是旅行。喜歡的電影導演是瑪雅·黛倫(Maya Deren)。

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