如何消除製作現場「灰色地帶」的專案管理

本報導是由重松在AdverTimes上所投稿的文章重新修改而來。

我曾經被總監、設計師和客戶詢問過「如果用一句話來說明PMBOK是甚麼，你會怎麼說呢？」「所謂PMBOK指的是，按照10種知識領域來統整專案……」他們可能期待我會這麼回答吧。但對於忙碌的製作現場來說重要的是，實際執行專案管理的總監如何去運用PMBOK的意圖。所以每當被這樣問到的時候，我總是回答「用一句話來說明的話，PMBOK就是用來消除灰色地帶的。」那麼，所謂消除灰色地帶指的又是甚麼呢？我想可以用「早上煎雞蛋」的例子來說明。

所謂PMBOK指的是現在已成為世界標準的一種專案管理知識體系。而「10種知識體系」指的是一種指南，類似專案整體的航海圖。

1. 專案整合管理
是指如何掌握專案整體的領域。檢視整體，並策畫出最佳化方案，是專案的最核心的部分。

2. 專案範疇管理
所謂”範疇”指的是，專案中所有的成果物，也可譯為「作業範圍」。

3. 專案時程管理
是指時間表的做成及管理部分。

4. 專案成本管理
是指關於詢價及成本評估的部分。

5. 專案品質管理
設定成果物的完成度，並計畫達到該完成度的手段方法。

6. 專案資源管理
是指確立專案小組體制的領域。

7. 專案溝通管理
確立專案小組內溝通方法的領域。

8. 專案風險管理
評估、提出工作進行過程中可能會發生的風險，並事先建立好其對策。

9. 專案採購管理
關於外包及合約管理之領域。

10. 專案利害關係人管理
管理與股東之間關係的領域。

無論委託者是家人、朋友或是戀人都無所謂，假設你被人委託做「早上煎雞蛋」這件事，第一步你該怎麼做呢？「用甚麼方法煎呢？」「幾點之前完成好呢？」「想吃多少呢？」等等，這些都是必須跟委託者確認的事項。為了網羅所有的確認事項，需參考的指南就是PMBOK的10種知識領域。例如「該使用甚麼工具？（採購管理）」「誰該負責哪些作業？（資源管理）」「煎失敗的話該如何處理？（風險管理）」等等。運用PMBOK的框架來管理的話，就可以檢視整件事而不會有遺漏。與其擅自覺得「這些事不用說也應該知道吧」，隨時抱持著「為了以防萬一，瑣碎小事也要謹慎確認」的思維來進行專案管理，製作物的輪廓才會變得清晰可見。

那麼，「早上煎雞蛋」這件事又包含哪些作業呢?「買雞蛋」「洗碗」等等，這些作業可能並未包含在委託者所說的委託內容裡。在大多數情況下，委託者會想「他會幫我做到這裡吧」而將作業範圍最大化，但製作者則會想「我只要做到這裡就可以了吧」而將作業範圍最小化。哪些事該做又哪些事不該做，決定這個範圍的就是範疇管理。如果在範疇不清不楚的狀況下進行作業，應該不難想像錯誤發生的機率會升高。為了清楚定義範疇，將作業細分化的WBS（Work Breakdown Structure）便應運而生。雖然細分化程度會依專案性質不同而改變，但細分化這件事能明確出「誰該做甚麼，又該做到甚麼程度」，清楚劃分出各範疇下的責任分擔。

每當談到專案，我總覺得10種知識領域中的品質管理是最難用言語表達，最難做計劃的領域。如果不好好掌握委託者的喜好、當時情況等情報，是做不出達到委託者品質要求物品的。例如委託者說「想吃蓬鬆柔軟的煎蛋捲」，但「怎麼樣的蓬鬆柔軟才好」又因人而異。有時候連委託者自己都不知道喜歡怎樣的煎蛋捲，這種情況只能和委託者一起尋找口味合適的煎蛋捲了。透過參考食譜、回想過去曾經吃過煎蛋捲、試著描繪出理想中的煎蛋捲等方法，探索並共享腦中的形象這件事是非常重要的。其目的並不是只要白紙黑字明確記錄下來就好，重要的是深刻地互相了解。而為了達到互相了解的目的，就必須好好計畫每一個必要步驟。

假設我們已經知道委託者的「理想的早餐蛋料理」是「夾著火腿和起司、且蓬鬆柔軟的煎蛋捲」。那麼，誰去買火腿、哪種起司好、預算夠不夠、來不來得及完成等等，為解決這些問題，必須再次按照PMBOK的10種知識領域來調整計畫。
雖然實際工作的時候，沒有一個專案能完完全全按照一開始的計畫去執行。但重要的是，如何建立一個綜括專案全體的計畫、並盡力消除委託者和製作者之間的灰色地帶。有沒有事先建立計畫這件事，在問題發生時其處理方法將會大大不同。所謂專案管理，並不會在計畫階段就結束，而會從專案執行開始一直持續到專案關閉而結束。是否活用PMBOK與委託者持續加深相互的了解，是專案能否成功的重要關鍵。
2008年出版的「Web專案管理標準」一書，將基於PMBOK指南的Web管理手法體系化，其全文以PDF形式無償公開於Loftwork。