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2022.05.11

從台灣到日本 Loftwork。
個人和組織可以做些什麼來為海外員工克服「障礙」

許孟慈,2016年從台灣來到日本,2021年11月加入Loftwork。在過去的六個月裡,我透過各式各樣的專案,接受了以前從未經歷過的工作挑戰,但作為一個在日本新環境中工作的 「海外員工」,我面臨著許多困難,因為我在不同的文化和社會背景下出生和成長。

從海外跳入新環境,並「適應」快速變化的 Loftwork 組織,會需要具備什麼樣的能力?另外,Loftwork 採取了什麼樣的措施來鼓勵海外職場的「適應」?在回顧自身的努力同時,我想從自己的角度來探討一下。

文字:許 孟慈(創意總監,Loftwork)
編輯:後閑 裕太朗(loftwork.com編集部)

透過台灣的藝術產業接觸日本的設計世界

來日本之前,我在富邦藝術基金會工作了六年,一直從事藝術領域的策劃與指導,主要參與藝術展覽、舉辦國際論壇、編輯城市雜誌等。

與Loftwork的邂逅,是2015年林千晶在台灣設計師週的演講。在演講當中我被Loftwork描繪的「設計」世界所啟發,但同時也被「開放合作」、「聯合辦公設計」、「設計思考」等詞彙所吸引。這些詞在當時的台灣還不常見,尤其是在我所從事的藝術行業當中,我覺得有點難以消化。

然而在與這些詞彙相遇、曖昧之後,一個疑問在我心中誕生:「藝術與設計在價值和興趣上有什麼差異?」 ,而後我對「體驗設計」產生了特別的興趣,決定徹底從藝術世界淺入到設計世界當中。

而我為什麼選擇了Loftwork?當然是因為這是一個接觸設計世界的機會,但重要的是,Loftwork是以委託的方式開始計畫,並擁有「創意總監」的職位。因此,可以在身為「設計師」的同時,將體驗設計的視角應用於多種學科,並升華為服務、空間、組織發展等廣泛的產出。這些方面吸引了我加入 Loftwork。

如何在自由流動的組織中自我成長

不過,入職前看到的「Loftwork」只是一個部分。加入公司後,我經歷了一系列的文化衝擊。比如「Loftwork沒有清晰的組織結構圖」就是其中之一。當我了解到這件事時,我很驚訝地發現這個組織與我在台灣所經歷的組織完全不同。

不僅是專案領域,總監的涉獵範圍也很廣

Loftwork最大的特點是專案類型和領域的廣泛。此外這種廣度也影響著總監「如何參與在專案當中」。團隊不是固定每個人的角色,而是在每個專案項目開始時流動性地組成。即使你是新來公司的助理總監,你也可以根據專案項目參與各種角色。例如,在一個專案中,負責視覺指導和與創作者一起負責產出品質的人,在另一個項目中作為專案經理負責整體進度管理。

起初我對這樣一個流動的項目、團隊結構和組織抱著半是希望,半是擔心的心情。因為選擇範圍很廣,我不知道各個專案的產出會是什麼樣子,我自己也不知道自己會走向怎樣的未來。

 

從亞里士多德的認知方法看「我在Loftwork工作」的成長設計

面對這樣的焦慮,重要的是如何實現自我成長。在Loftwork,你可以透過參與各種專案的方式審視自己的優勢和劣勢以及感興趣的領域,從而建立自己的職業生涯。而從助理階段開始,你可以在微調中成長,不受一種工作方式的束縛。

我自己也進行這樣的「鳥瞰式的成長觀察」,客觀地分析自己,以緩解自己的焦慮。分析成長的方法有很多種,但我最感興趣的是亞里士多德的角色識別模型:Maker、Doer和Knower。「Maker」,擁有透過自己的雙手進行表演性生產來創造事物的技能;「Doer」,與他人和社會建立良好的關係,具有實踐思維;「Knower」則是汲取豐富的知識和經驗,將其轉化為語言,並使用推測性和邏輯性思维。透過在這三個軸上對自己在每個計畫的「角色」進行分類,並透過反複試驗嘗試各種方法,你可以探索自己的成長軌跡。

古希臘哲學家亞里斯多德提出「Maker」、「Doer」、「Knower」內在角色的辨別方法。雖然這只是個人解釋,但基於這種認識方式,我在每個專案中轉換自己的角色,並鳥瞰自己的成長變化。(Adler, Mortimer J. Aristotle for everybody. Simon and Schuster, 1997.)

語言只是一種工具

目前我已經介紹了Loftwork特有的困難點和解決方法,但對於任何組織的海外員工來說,最大的障礙就是「語言」問題。我一加入公司,就透過創建會議紀錄和商務溝通,意識到「我現在正在日本工作!」。用日語工作令人耳目一新,但同時也是一種痛苦。以下我想介紹語言與工作之間的關係,這是我在處理「語言障礙」時透過嘗試和錯誤中思考出來的。

當我在學習日語,我時時刻刻注意自己的發音和語法等語言技能。然而我現在認為,在我的工作中真正重要的是,我是否能以高質量的方式進行觀點交流,而不是說一口流利的日語。

我之所以意識到這一點,是因為在我周圍的Loftwork成員的行為。在工作坊中,我們主要扮演組織討論、發散聚焦的促進者角色。但是,當多個意見在價值觀上存在差異時,要總結討論並不容易,需要充分利用各種工具來促進溝通。

看著這一點,我開始思考「用不同語言交流,和在工作坊中與他人分享自己的想法和世界觀,在本質上可能是同一回事」。

換句話說,不同情境的人,無論是語言還是價值觀,都不容易相互溝通,找到一種能夠互相換位思考和理解的方式才是最重要的。

考慮到這一點,設計出一個語言的解決方案是值得的,我們可以利用工作坊中的想法,使用「語言以外的工具」。例如,你可以在對話中提及詞彙的同時繪製草圖和關係圖,或者使用比喻。在善用這些語言以外的「工具」的同時,我開始每天反覆嘗試。

從Loftwork收到的處方

最後,我想總結一下加入Loftwork以來,作為一個組織的要點,就像「處方」一樣,公司採取了哪些措施和組織文化來解決我的擔憂。

憂慮一:對自己的成長速度感到沮喪

公司裡的每一個人都充滿活力,而且因為是一個潮流瞬息萬變的職場,我對自己的成長速度感到沮喪。

 

處方一:設計內部面談以支持新人的成長

Loftwork有「導師系統」、「助理與新人面談」、「1on1面試」等製度。透過這些坦誠的溝通訪談,我得以誠實客觀地回顧自己的「成長與變化」,抹去心中的挫敗感。

憂慮二:有東西很多要學,有工具很多要用,需要時間去適應

在Loftwork中,不僅是軟體方面的機制,就連硬體,也就是需要用到的工作工具也是非常的豐富與充實。但是要習慣如何使用這些龐大的新工作工具需要一點時間。

處方二:利用存儲內部知識的知識共享系統

就算你使用了大量的工具,還有一個知識共享系統彙整了使用方法來協助你。不局限於工具的使用,亦統整了員工的業務知識和訣竅,並且易於閱讀。對於新人來說,在適應工作上有很大的幫助。

悩み その3:数々の「未体験」が詰まったプロジェクトへの不安

在Loftwork有很多專案涉及各個領域,且有很多機會可以參與到從未經歷過的工作。雖然這些挑戰令人興奮,但它們也讓我懷疑自己是否真的能做到。

處方三:縮小差距的PBL文化

除了上述的成長設計,Loftwork還有根深蒂固的以「PBL(Project Based Learning)」為組織文化的探索模式。從頭開始一個新專案,無論是新人還是老手,都要面對「第一次」。但是那個時候,是否能透過各種專案的經驗,找到一種「通用規則」或「思考方式」,就會有體驗上的差異。透過積累經驗,你將能夠自信地從事你沒有經歷過的專案,並擁有高質量的產出。

至此,我以一個入職半年的海外員工視角,透過我的經驗回顧了在Loftwork或異地工作的關鍵點與掙扎。我在這裡寫的只是Loftwork的其中一個面向,儘管如此,我希望它能幫助對Loftwork感興趣的人,國際學生和像我一樣想在日本找到工作的外國人,以及面對他們與日本公司建立「共同成長」的關係。

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