こんにちは、ロフトワークPR尾方です。ロフトワークでは、2019年7月よりオンラインでの契約締結を推進してきました。そして先月2020年5月クリエイターの方々との契約が100%電子化を達成!クライアント企業との契約においても30%程度が電子化できており、大企業でも対応いただけるケースが出始めています。ご協力ありがとうございます。

最近では、政府の規制改革推進会議が行政手続きでの押印廃止を求めるなど、新型コロナウイルスの感染拡大防止に向けたリモートワークの普及から、企業行政ともに、ペーパレスの促進や印鑑文化の見直しが進んでいます。ロフトワークでも引き続き、全ての契約に関してオンラインでの締結を目指していきます。

今回電子契約の導入や効果について、法務の坂に近況をインタビューしました。わたしたちが電子契約をご相談しているクライアントのみなさまにとって電子契約について理解が深まるきっかけに、また導入してみたいと考えている方々の参考になれば幸いです。

電子契約について

ロフトワークでは、クラウドサインという電子契約サービスを活用しています。弁護士ドットコム株式会社が運営する「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換えるサービスです。

日本の法律では基本的に契約方式は自由で、ウェブで契約を結んでも法的に有効です。クラウドサインで締結された契約書には、クラウドサインのみが発行可能な電子署名が付与され、それにより改ざん有無を判別する事が出来ます。

「押印」しなくとも、送信者が送ったPDFファイルに受信者が確認・同意する事により、合意締結が成立します。ご存知の方も多いかもしれないですが、「押印」は一般的な商習慣に合わせた疑似的なもので、証拠力と直接関係ないため、押印しなくても締結に問題はありません。

確認してクリックするだけでOK。契約締結の流れもご紹介。

リモートワークが普及する中で、電子契約でお願いしたいと相談される企業の方々も増えてきているのではないでしょうか。弊社での締結のステップをご紹介しつつ、実はこんなに簡単です!というのをお伝えしたいと思います。

画像:クラウドサインのサイトより抜粋

STEP1
「確認依頼」のメールが届きます。
「書類を確認する」をクリック。

画像:クラウドサインのサイトより抜粋

STEP2
利用規約に同意するボタンをクリック

画像:クラウドサインのサイトより抜粋

STEP3
書類を確認して、「書類の内容に同意」ボタンをクリック。
さらにポップアップにて確認画面が出てくるので「同意して確認完了」ボタンをクリックします。

必要なアクションは以上です。同意した後に、PDFファイルが届きます。それが契約書の原本です。

また「契約書締結までに、複数人の確認が必要」という企業の方も多いと思います。その場合は、確認する順番を含めて確認者の設定することが可能です。

例えば、Aさん、Bさん、Cさんという順番で書類を確認して、同意する必要がある場合、クラウドサインで設定してご連絡することにより、Aさんが同意したら、Bさんにメールが飛ぶ、Bさんが同意したらCさんにメールが飛ぶ、Cさんが同意したら契約書締結。全員に締結した契約書が送信されるということが最初に設定するだけで実施できます。

ロフトワークでも引き続きオンライン契約締結の依頼を進めていきますので、この簡単さをぜひ体感いただけたらと思います!

実施してみてのメリット

最後に、坂さんに導入してみてのメリットを聞いてみました。これから導入を検討されてるみなさまのお役に立てたら幸いです。

  • ステータスがわかって契約書の進捗管理が簡単
    クラウドサイン上で、どの契約書が締結できてないか進捗が把握でき、リマインドメールを送信することも簡単にできます。

  • 印紙税がかからないので節約にも
    電子データは現時点では課税文書に当たらない為、印紙税は不要。契約する両者にとって数千円から数十万円の印紙税の節約に繋がります。さらに、契約内容によって正確な金額を調べ、印紙の購入から貼付、捺印までの全ての手続きも削減されます。

  • いろんな手間が省けて、とにかく早い! 保管場所のスリム化にも奏功
    例えば、印刷して製本、捺印、郵送する手間など、細々した手間が一気になくなりすごく業務がスリムに。加えて締結した契約書を管理するためのファイリング作業、保管場所の確保、締結後に契約内容の参照などは、膨大がファイルから対象となる契約書を手作業で探すことが必要でしたが、これらもすべて不要になりました。ネット上に保管された契約書を検索すれば過去の契約書の参照も最小限の手間で実現できます。ネットを通して手続きすると、初期設定から最終合意まで早ければ1時間で締結完了できます。

  • 出社しなくても契約が進む
    コロナ感染拡大防止に向け話題になっている内容ですが、ハンコを押すために出社をしなくてはならないということが無くなります。出社せずに契約が進むので、契約ができないから仕事が進まない!なんてことがありません。

今回のオンラインでの契約推進に限らず、働き方や仕事の進め方について、双方の手間や時間を無駄にしない対応をこれからも積極的に取り組んでいきます。今後ともロフトワークをよろしくお願いいたします。

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