セミナー・イベント運営を成功に導くツール&チェックリスト
企画・準備・運営・振り返りまで完全網羅！

こんにちは渡部です。今回は、ロフトワークイベントの企画から当日の運営まで、そのウラ側をご紹介したいと思います。

ロフトワークでは、ビジネスイベント、OpenCU、FabCafeなど年間100本以上のイベントを開催しています。そのうちビジネスセミナーは、主にマーケティングチームで運営しています。BtoB企業のマーケティング担当の方は、自社でイベントの企画〜運営までを担当することが多いのではないでしょうか？

渡部はまさにそんな皆さまに向けて、このコラムを書いています！

「あー、そうそう、そこが大変」みたいな共感や「え、こんなやり方があったの」みたいな発見があれば幸いです。

まずは、一番肝心の企画から。マーケティング Div主催のイベントでは、まずは以下のフォーマットから埋めていきます。

「セミナー主旨」とは、新聞でいうリード文です。誰がどんなことを話すのか、参加することで何を学べるのかを300文字程度の簡潔な文章にします。セミナータイトルと合わせてここが一番大事なところで、申込み数などに如実にあらわれるのです。伝えたいことがたくさんあって、つい冗長になりがちですが、分かりやすくを徹底しています。（渡部はここでいつも苦戦しています）

さて、概要が出来上がり、登壇者も目星がつけば、あとは開催に向けドンドン準備を進めていきます。

ロフトワークでは日々のプロジェクトで様々なオンラインツールを活用して、コミュニケーションの「見える化」を徹底しています。イベントの企画運営でもコミュニケ―ションの見える化は、成功の鍵を握る重要な要素です！

では、ロフトワークのビジネスセミナーは、どんな手順で準備を進めているのか？実際につかっているツールや、ドキュメントをお見せしながら解説します。まずセミナー開催までに、マーケティングチームがこなす全タスクをずらーーっと。

どなたでもこなしている一般的なタスクだと思いますが、ビジネスセミナーでは社内外含め関わる人がとても多く、情報の共有や進捗管理に骨を折られている方は多いのではないでしょうか。ともすると、たくさんのメールに埋もれ、情報が錯そうして後手後手に…なんてことは渡部も経験があります！（笑）

そこでロフトワークではこんな「見える化」をしています。

ほぼ全てのスタッフが、社内外の何かしらのプロジェクトで必ず使っているオンラインのプロジェクト管理ツール「Basecamp」。セミナーの準備でも大活躍です。

セミナーごとにBasecampでプロジェクトを作成し、情報を1つの箱に集約しています。それぞれのスレッドには1つの項目、1つのタスクを立ち上げて、進捗が一目で分かるようにしています。

シフト表は全てGoogle Docsで管理し、運用スタッフに共有しています。このように、列ごとで「時間」「アジェンダ」「登壇者」「詳細」「担当者」「スライド」「使用PC」「司会台本」と分け各担当者の細かい動きを記載しています。

ただし、先日のXPD 2014で作ったシフト表はエクセルで作っています。大規模なイベントでは、列で担当者を割り振り、それぞれのタスクを時間ごとに、列で追えるようにしています。30名ほどの運営スタッフをカバーするシフト表は横長で、全長2ｍはあったと思います……。

スタッフ間の情報共有にはオンラインストレージ「Dropbox」も活用しています。特に活躍するのが、登壇者のセッション資料管理です。ロフトワークでは投影用に専用PCを準備していますが、Dropboxがあればセミナー当日の朝にDropboxを同期するだけ。最新のデータを読み出すことができます。データの移行をし忘れた、なんて慌てることがなくなります！

その他に、気をつけたいのが受付のフローと会場誘導です。100人を超えるような大きなイベントでは必ず「受付フロー」と「会場誘導」の資料を作っています。

このような事前準備が、運用スタッフの負荷をさげるだけでなく、平日に仕事を休んでまで来て頂いたお客さまの心地よい体験に繋がると信じて頑張っています！

イベントが終わっても、まだまだやることはたくさんあります。事後タスクもご紹介。

イベントが終わると、ほっとしがちですがこの振り返りがなによりも大事だと思っています！何度イベント運営を経験しても、新しい改善点は毎回出てくるものです。前回よりも、より良いイベントにするために、丁寧な振り返りをするように心がけています。