FINDING 渡部 晋也 2014.03.19

セミナー運営を成功に導くツール&チェックリスト
企画・運営・振り返りまで完全網羅!

こんにちは渡部です。今回は、ロフトワークイベントの企画から当日の運営まで、そのウラ側をご紹介したいと思います。

ぜんぶ社内メンバーだけで運営しています!

ロフトワークでは、ビジネスイベントOpenCUFabCafeなど年間100本以上のイベントを開催しています。そのうちビジネスセミナーは、主にマーケティングチームで運営しています。BtoB企業のマーケティング担当の方は、自社でイベントの企画〜運営までを担当することが多いのではないでしょうか?

渡部はまさにそんな皆さまに向けて、このコラムを書いています!

「あー、そうそう、そこが大変」みたいな共感や「え、こんなやり方があったの」みたいな発見があれば幸いです。

なにから始めるの……?まずは企画から

まずは、一番肝心の企画から。マーケティング Div主催のイベントでは、まずは以下のフォーマットから埋めていきます。

□セミナータイトル
□セミナー主旨
□開催日時
□開催場所
□参加対象者
□参加費
□定員
□主催/共催/協力
□注意事項
□登壇者候補(社内外)
□プログラム

「セミナー主旨」とは、新聞でいうリード文です。誰がどんなことを話すのか、参加することで何を学べるのかを300文字程度の簡潔な文章にします。セミナータイトルと合わせてここが一番大事なところで、申込み数などに如実にあらわれるのです。伝えたいことがたくさんあって、つい冗長になりがちですが、分かりやすくを徹底しています。(渡部はここでいつも苦戦しています)

さて、概要が出来上がり、登壇者も目星がつけば、あとは開催に向けドンドン準備を進めていきます。

イベント運営でもやっぱり大事な「見える化」

ロフトワークでは日々のプロジェクトで様々なオンラインツールを活用して、コミュニケーションの「見える化」を徹底しています。イベントの企画運営でもコミュニケ―ションの見える化は、成功の鍵を握る重要な要素です!

では、ロフトワークのビジネスセミナーは、どんな手順で準備を進めているのか?実際につかっているツールや、ドキュメントをお見せしながら解説します。まずセミナー開催までに、マーケティングチームがこなす全タスクをずらーーっと。

セミナー開催までのタスク一覧

□セミナーの告知用Webページ準備
 ・登壇者の写真&略歴を入手
 ・告知ページをloftwork.jpに作成
  *ヘッダーの画像など各種クリエイティブを作成
 ・申込みフォームの作成
  *申込みフォームのテスト
 ・告知用リーフレットを作成
 ・告知用リーフレットを関係者全員に配布
□集客
 ・集客施策とスケジュールを作成
  *Facebook,Twitterでの告知
  *メールマガジンでの告知
  *メディアへの協賛依頼
  *クライアントへのリーフレット配布
 ・関係者にタスクを依頼
 ・申込人数確認と共有(毎日)
 ・(状況に応じて)追加施策の設定
□登壇者の調整
 ・登壇者との事前打ち合せを設定
 ・申込みリストの一部情報(会社名、部署名、コメントのみ)を共有
 (属性など講演内容の参考にしてもらうため)
 ・セッションで使う資料の受け取り
 ・その他販促物などの受け取り
□運用準備
 ・シフト表を作成
 ・運用スタッフをアサイン
 ・運用メンバーの事前打ち合せを設定
 ・来場者用のアンケートを作成
 ・備品の手配
 ・当日の配布物を準備
 ・懇親会などの手配

どなたでもこなしている一般的なタスクだと思いますが、ビジネスセミナーでは社内外含め関わる人がとても多く、情報の共有や進捗管理に骨を折られている方は多いのではないでしょうか。ともすると、たくさんのメールに埋もれ、情報が錯そうして後手後手に…なんてことは渡部も経験があります!(笑)

そこでロフトワークではこんな「見える化」をしています。

ロフトワークで活躍するオンラインツールたち

ほぼ全てのスタッフが、社内外の何かしらのプロジェクトで必ず使っているオンラインのプロジェクト管理ツール「Basecamp」。セミナーの準備でも大活躍です。

セミナーごとにBasecampでプロジェクトを作成し、情報を1つの箱に集約しています。それぞれのスレッドには1つの項目、1つのタスクを立ち上げて、進捗が一目で分かるようにしています。

Basecampのスレッド一覧

Basecampのスレッド一覧

□告知概要
 企画の段階からスレッド上で更新していきます。最新の概要が一目で分かり、Webページの修正・更新もスピーディーに。
□ミーティングの議事録
 登壇者や社内スタッフとのミーティング議事録を集約します。 □フォーム
 申込みフォームについての確認、フィードバックなどをおこないます。
□集客人数
 1日2回程度、全体に集客人数をアップデートします。
□メディア協賛
 メディア協賛の進捗を管理。
□運用体制
 社内スタッフのアサインなどに使います。
□シフト表
 当日つかうシフト表の情報をここでアップデート。
□アンケート
 リードに繋げる大切なアンケート、項目決めから最終データまでをこのスレッドでおこないます。
(項目は毎回変えています!)
□セッション資料
 登壇者のセッション資料を集約します。
□配布物
 お客さんに配る販促資料などの情報をまとめます。
□備品
 最近ワークショップなどが増えてきたので備品のチェックも必須です。
□KPT
 振り返りをして次回の改善を整理するまでがイベントです!KPTと呼ばれる手法で次回の改善に繋がる振り返りをおこないます。
□レポート
 開催後にレポートを書くことも大事!初稿のチェックやフィードバックもすべてBasecampに集約します。

シフト表もオンラインツールで作成・管理

シフト表もオンラインツールで作成・管理

シフト表は全てGoogle Docsで管理し、運用スタッフに共有しています。このように、列ごとで「時間」「アジェンダ」「登壇者」「詳細」「担当者」「スライド」「使用PC」「司会台本」と分け各担当者の細かい動きを記載しています。

ただし、先日のXPD 2014で作ったシフト表はエクセルで作っています。大規模なイベントでは、列で担当者を割り振り、それぞれのタスクを時間ごとに、列で追えるようにしています。30名ほどの運営スタッフをカバーするシフト表は横長で、全長2mはあったと思います……。

実際につなげてみました!

ファイル共有にはDropbox

ファイル共有にはDropbox

スタッフ間の情報共有にはオンラインストレージ「Dropbox」も活用しています。特に活躍するのが、登壇者のセッション資料管理です。ロフトワークでは投影用に専用PCを準備していますが、Dropboxがあればセミナー当日の朝にDropboxを同期するだけ。最新のデータを読み出すことができます。データの移行をし忘れた、なんて慌てることがなくなります!

ちょっとした工夫で、よりスムーズに

その他に、気をつけたいのが受付のフローと会場誘導です。100人を超えるような大きなイベントでは必ず「受付フロー」と「会場誘導」の資料を作っています。

このような事前準備が、運用スタッフの負荷をさげるだけでなく、平日に仕事を休んでまで来て頂いたお客さまの心地よい体験に繋がると信じて頑張っています!

振り返るまでがイベントです

イベントが終わっても、まだまだやることはたくさんあります。事後タスクもご紹介。

□回収したアンケートのスキャン/まとめ/関係者への共有
 回収したアンケートはスキャンしてPDFデータとして保管します
□申し込みリストのアップデート
 出欠状況の反映など、申し込みリストのアップデートをおこないます
□最終的な申し込み人数、来場者数の算出と歩留まりの共有
 歩留まりの計算は、次回イベントへのPDCAに繋がる大事な指標となります
□Twitterでの反応をチェック
 気になるつぶやきには、しっかりとフォローをしています □KPTでの振り返り
 KPT法と言われる手法を使い、イベントを振り返ります。
  ・K=Keep(良かったこと、次回も維持すべきこと)
  ・P=Ploblem(気になったこと、次回改善すべき点)
  ・T=Try(次回挑戦したいこと)

イベント後の振り返りも、もちろんBasecamp上でおこないます

イベントが終わると、ほっとしがちですがこの振り返りがなによりも大事だと思っています!何度イベント運営を経験しても、新しい改善点は毎回出てくるものです。前回よりも、より良いイベントにするために、丁寧な振り返りをするように心がけています。

渡部 晋也

Author渡部 晋也(マーケティング)

代表 林千晶も審査員をつとめた映像のコンペティション「my Japan」にコアメンバーとして携わる。2012年にロフトワークへ参加。マーケティングチームに所属しながら、コーポレートブランディング、メディアプランニング、イベントデザインなどロフトワークのマーケティング活動を横断的に担当。チームで企業コミュニケーションの新しい形を模索している。2018年2月にリニューアルした「loftwork.com」ではコンテンツディレクションを担当。

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