コンペやる？やらない？
最適なパートナー企業の選び方

入社以来、多くのお客さまとプロジェクトをご一緒させていただき、コンペへの参加依頼も幾度となくいただいてきました。実は、その度に「積極的に参加はしておりません。」とお答えしています。本音を言うと「御社と一緒にやりたい」と言っていただけるお客様とご一緒したいのが正直なところです。しかし、プロジェクトの規模が大きくなると、社内で承認を得るためにコンペが避けられないと言うことも、重々承知してます。

では、避けて通れないコンペを、目的達成のために有意義に実施する準備はできていますか？RFPを書いてコンペを実施すれば良いパートナーが選べるわけではないことは、一度コンペを企画した方であれば実感されていることでしょう。選定される側に提案力や実行力が求められるのと同様、選定する側にも最適なパートナーを選ぶための準備が必要だと考えています。

コンペの際は、プロジェクトの担当者のみならず、上長や組織の上層部の方々が選定に加わることも多くありますが、実際にプロジェクトが始まってからはパートナーとやり取りするのは現場の担当者です。だからこそ、現場の担当者自身が一緒にやりたいと思えるパートナーが採用されるための下準備が必要なのです。

そこで、これまでお話した多くのお客様の状況を整理し「目的に応じたパートナー選定の方法」をまとめてみました。一例としてご紹介いたします。

パートナーを選ぶ際に、必ず「どんなパートナーが最適か」という点についても協議しているかと思います。
今回は、目的に合わせたパートナー選定方法を以下の3つに絞って整理しました。

実施内容が明確で、不確定要素が少ない場合には相見積やコンペでの選定が可能です。ただし、発注者側でにも、費用が適正か、実施内容にずれがないかを判断できる基準と知識が必要となります。
まずは依頼内容を正確に取りまとめましょう。そして、委託先に見積依頼をする際は、見積と合わせて、作業範囲記述書*も出してもらいましょう。双方の認識のズレがなくなります。ここで注意すべきは、スコープ外の事項です。委託先が「見積に入っていませんよ」と言っている内容が、想定とずれていないか？自社内で実施できる内容か？を確認しておきましょう。
見積と作業範囲記述書があれば、コスト感と実施内容のバランスを確認することができます。コンペを実施しなくとも相見積で十分比較可能な場合もあります。

*作業範囲記述書とは：複数の主体が共同で進める事業・業務・プロジェクトなどにおいて、そのプロジェクトの目標や、成果物の定義や仕様、スケジュール、作業工程、作業内容、各主体の役割、分担、権限などを定義した文書。

このケースは課題解決方法について、具体的な状況を共有し、どんな解決方法が考えられるのかじっくり相談した上でパートナーを選定るすることをお勧めします。しかし、課題がシンプル、かつ解決方法を各社の得意領域で提案してもらう場合は、コンペでの選定も可能かもしれません。

ただし、コンペを実施するとしても、社内での事前調整が重要です。
まずは自社内で情報を取りまとめましょう。プロジェクトの目的は何か？目的を達成するための障害は何か？障害を取り除くためにクリアすべき課題は何か？パートナーに期待することは何か？　これらを明確にした上で、自社内（プロジェクトメンバー、決裁者）で方針を合意しておきましょう。
このステップを実施することで、パートナーからの提案を検討する際に、個人的な好みや社内の力関係でパートナーを選んでしまうリスクを回避できるようになります。

新規の委託先を見つけたい場合、既存取引先が含まれるコンペへいきなり参加してもらうのは理解度に差がついてしまうため、お勧めしません。
新規パートナーを開拓したい場合は、コンペの前に理解度を揃えるための事前準備をしてはいかがでしょう？

まずは自社のことを明確に理解してもらえるよう、事前に複数回の打ち合わせが必須です。打ち合わせを通じて、事業内容、得意領域、業界内での立ち位置、経営理念、社風、現状の課題、決裁者のタイプ・判断基準などを共有しておきましょう。特に、その会社に期待している場合は、事前に決裁者と直接の面談を設定することをお勧めします。決裁者にも事前にどんな会社を選ぼうとしているかを知ってもらえる機会になります。

課題の整理からパートナーと一緒に行うケースでは、コンペでの選定はリスクが大きくお勧めできません。課題が不明確な状況では、プロジェクトの実施内容（コスト、スケジュール含む）に軌道修正が必要になる可能性も高くなります。まずはRFPの作成や、プロジェクトの要件定義部分を切り出した「小さなプロジェクト」を実施しましょう。

昨今、様々な業界で「先の見えない時代」という表現を多く目にします。予測しづらいということは、いま抱えている課題がそもそも的を得ているのか？という不安も大きくなります。これを裏付けるために、仮説を立てた上でリサーチを実施し、その結果をもってプロジェクトで何を実行するべきなのかが見えてきます。いきなり大きなプロジェクトを計画し、実行することは非常に難しく、大きなリスクを伴います。そんな時は、プロジェクトをコンパクトに分割し、短期間で見直しできる状況を作り、状況に応じて次フェーズの実施内容をチューニングできる環境を作っておくことが大切です。

方向性を定めるために、リサーチプロジェクトを切り出し実施した具体事例をご紹介します。

プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめたPMBOK®でも、ステークホルダーのマネジメントは重要な要素と位置づけられています。様々な問題が起こりうるプロジェクトを、一緒に乗り越えるパートーナーとして、自社にあった相手を選べるかはプロジェクトの成功に大きく影響します。
今回は、私が過去にお会いしたお客様とのやり取りを元に、状況に応じたパートナー選定の方法をまとめています。

記事を読んだだけでは細かいことがよくわからない！わかってはいるけれど、社内の慣習をどうにもできない。と言うご意見もあると思います。そんな時はお気軽にご相談ください。何ができそうか、考えるところからご一緒いたします。