ビジネス展示会を1.5ヶ月でオンライン化
商談機会うみだすWebサイト構築

今回のプロジェクトでは、本来の展示会が持っていた機能を1.5ヶ月で確実にオンラインで実現することを目指しました。

最も重要なのが、オンライン展示会で出展者と来場者との商談機会を生み出す機能。そして、短期間であっても、会員たちが訪れたくなるようなWebならではの会場演出や、企業ページを回遊するためのわかりやすい導線を実装する必要がありました。

さらに、限られたリソースしかない事務局の負荷を抑えながら、滞りなく展示会の準備・運営ができる環境づくりが課題でした。

プロジェクトチームは、数多くの出展企業から提供される原稿や画像を効率的に管理し、かつ適切にWebサイトに反映するために、CMS導入を選択しました。CMSには、オープンソースのWordPressを採用。豊富なプラグインの中から適切なものを組み合わせたことで、展示会Webサイトに必要な機能をスピーディーに実装しました。

オンライン展示会はリアルの展示会場と異なり、出展者と来場者が1対1でやりとりをすることができません。そこで、来場者が製品パンフレット等のより詳しい製品情報へアクセスできるように、企業ブースページにPDF資料のダウンロード機能や企業Webサイトへのリンクボタンを実装しました。

さらに、来場者からのフィードバックや個別連絡先を得るための来場者アンケートは安定性と効率性を重視し、クラウド上で複数社分のフォーム入力データを一括管理できるGoogle フォームを使用しました。

これまでの総会は、会場に色鮮やかでにぎやかな会場装飾でした。今回、はじめてのオンライン展示会への来訪を促すために、総会らしさを感じさせるビジュアルによってWebサイトの魅力を高めました。

プロジェクトチームは、予め制作されていた第119回総会の告知ロゴ・ポスターとトーンを合わせた紫・赤を基調とした配色で、Webサイトをデザイン。描き下ろしのイラストレーションを使いながら、Webならではの楽しく華やかな雰囲気を演出しました。

さらに、はじめてのオンライン会場に会員がハードルを感じないよう、サイトの中で迷わずに企業ページを回遊できるように、情報構造とナビゲーションをシンプルに設計しました。

ローンチ時の課題のひとつが、出展企業が提供するデータの整理とWebサイトへの反映でした。事務局は限られたリソースのなかで、50社を超える出展企業とのページ確認やコンテンツの調整・修正に対応しなければなりませんでした。

事務局によるWeb更新業務を効率的に進めるために、プロジェクトチームは以下の施策を実施しました。

• 出展企業向けのコンテンツマニュアル作成
• 出展企業から提供されたテキスト・画像データの一括登録
• プロジェクト管理ツール・Backlogを導入、公開直前の出展企業からの要望や修正タスクを管理
• 初めてCMSを使用する事務局職員に向けたCMS講習会の開催

限られたスケジュールだからこそ、運営業務で躓かないためのサポートを手厚く行いました。

急遽オンラインに切り替えとなった展示会への出展企業数は、例年の3割程度の56社にとどまりましたが、Web展示会サイトには4日間で5,124人が訪れ、72,000ページビューを獲得するなど盛り上がりを見せました。

さらに、オンライン化したことで、企業ブースによっては例年の現地開催よりも回収率が良いという声も多数ありました。やむを得ずオンラインで実施することになった展示会でしたが、確かな手応えを得る結果となりました。